Les missions d'inventaires réalisées auprès d'entités publiques

Inventaire d'une ville et de son CCAS

Contexte et problématique

Une commune de la région Hauts-de-France de 10 000 habitants a souhaité réaliser l’inventaire physique des biens mobiliers, informatiques, véhicules et du CCAS. L’inventaire devait être suivi d’un rapprochement physico-comptable, ainsi que de la mise en place de la pérennisation des inventaires.

Les moyens mis en œuvre : une formule sur-mesure

Une équipe de 2 inventoristes et 1 Chef de projet a été constituée, avec la participation d’un superviseur interne, la Directrice Financière de la ville. Les inventoristes avaient pour consigne de recenser tous les biens inclus dans le périmètre d’inventaire, sur la base des immobilisations fournies. Au fur et à mesure des inventaires, les inventoristes d’abord, ont procédé au rapprochement, en rattachant leurs inventaires directement aux immobilisations qui leur étaient proposées. Nos équipe d'analystes, ont également fait ce rapprochement au fil de l’eau, pour les inventaires sur nomenclatures ou les erreurs qui auraient pu être commises.

• 11 121 inventaires effectués dont 5783 étiquetages.
• 42 sites nomenclaturés et visités.
• 1 613 arbitrages effectués depuis la fin des opérations d’inventaire.
• Plus de 62% des immobilisations éligibles retrouvées.

Les conclusions

A la suite de la phase d’inventaire initiale, les procédures de fiabilisation ont été fournies et des formations ont été effectuées dans le cadre de l’inventaire permanent. De plus, Apsynet intervient ponctuellement avec ses équipes d’inventoristes pour réaliser sur le terrain l’inventaire des nouvelles immobilisations.

L'inventaire d'un site historique

Contexte et problématique

Une société publique régionale GIE à destination culturelle a souhaité réaliser un inventaire physico-comptable, dans le but de nettoyer ses immobilisations. La particularité du projet résidait dans la présence de plusieurs structures gérant historiquement le site, dont un hôtel 4* et un restaurant gastronomique. Le périmètre concernait 1 750 immobilisations pour un inventaire physique prévisible de 6 000 biens environ.

Les moyens mis en œuvre : l'inventaire clé en main

Quatre sources d’immobilisations ont été intégrées à l’outil LIRAO, pour constituer un fichier global. L’inventaire qui s’est déroulé sur un mois environ a permis d’identifier 5598 objets, dont 3010 ont été étiquetés et 2588 ont fait l’objet d’un constat seul, sous la forme d’un comptage. Les inventaires physiques ont été géolocalisés et rattachés à une immobilisation. En fonction des résultats, l’affectation initiale du matériel a pu être modifiée.

Les conclusions

L’ensemble du matériel éligible dans tous les sites visités a été étiqueté, ce qui autorise à la fois des campagnes de contrôle d’inventaire, mais aussi la tenue d’un inventaire permanent. Ce dernier a par ailleurs été mis en place en 2018 et continue encore d'être mis à jour. Tout nouveau matériel arrivant dans le parc doit être étiqueté ou constaté pour garantir la viabilité de cet inventaire.